Phần mềm quản lý cơ sở lưu trú làm ba việc chính: giữ một bản duy nhất về tình trạng phòng, quản giá theo ngày, và nối lễ tân với buồng phòng.
Mọi thứ khác là bổ sung.
Ba trường hợp chưa cần
- Dưới 10 phòng, chỉ nhận đặt trực tiếp, chủ trực quầy mỗi ngày.
- Cho thuê dài hạn theo tháng, không theo đêm.
- Mới mở dưới ba tháng, còn đang thử mô hình.
Ngưỡng thật sự xuất hiện khi có một trong ba dấu hiệu: đã từng bán trùng phòng, bán qua từ hai kênh trở lên, hoặc chủ không còn có mặt ở quầy mỗi ngày.
Ba dấu hiệu này quan trọng hơn số phòng. Cơ sở 12 phòng bán trên ba kênh thì rối hơn cơ sở 40 phòng chỉ nhận đặt trực tiếp.
Bảy tiêu chí
Một, lưới xếp phòng theo ngày. Nhìn một màn thấy toàn bộ tình trạng phòng theo thời gian, kéo thả để xếp, và hệ thống chặn khi trùng. Đây là màn lễ tân dùng nhiều nhất và là thứ thay được cuốn sổ.
Hai, giá theo từng ngày, không phải một bảng giá cố định. Cuối tuần một giá, lễ một giá, mùa cao điểm một giá. Khai một lần cho cả mùa.
Ba, đồng bộ tình trạng phòng với kênh bán. Bán được ở kênh nào thì các kênh còn lại tự trừ. Hỏi rõ mức đồng bộ tới đâu: chỉ đồng bộ lịch, hay nối sâu theo giao thức riêng của từng trang.
Bốn, buồng phòng nối với lễ tân. Danh sách phòng cần dọn, đánh dấu xong, lễ tân thấy ngay. Không có phần này thì khách vẫn phải chờ ở quầy.
Năm, sổ chi tiêu theo từng phiếu đặt phòng. Đồ trong tủ lạnh, giặt là, ăn sáng thêm, đưa đón. Không có thì tới lúc trả phòng phải cộng tay và luôn sót.
Sáu, nghiệp vụ đêm và chốt sổ cuối ngày. Đây là thứ phân biệt một hệ thống quản lý lưu trú với một bảng tính: có mốc chốt, và số liệu sau mốc chốt là số liệu tin được.
Bảy, báo cáo lưu trú xuất được. Thông tin khách đã nhập một lần khi nhận phòng, báo cáo lấy từ đó, không chép lại từ sổ.
Ba chỉ số phần mềm phải tính được
Nếu phần mềm không cho ba con số này thì nó chỉ là sổ đặt phòng điện tử:
- Công suất phòng.
- Giá bán bình quân.
- Doanh thu trên mỗi phòng có sẵn.
Con số thứ ba là con số cả ngành dùng để so sánh, chi tiết ở bài Ba chỉ số cốt lõi của ngành lưu trú và cách tính.
Cách thử trước khi quyết
Đừng xem bản trình bày. Hãy đưa cho bên bán danh sách phòng thật và các đơn đặt của một tuần cao điểm vừa rồi, kèm những tình huống rắc rối nhất: khách đổi phòng giữa chừng, khách ở thêm một đêm, đoàn 10 phòng, một đơn huỷ sát ngày.
Yêu cầu chạy đúng tuần đó rồi so với sổ.
Phép thử này mất một buổi và cho biết nhiều hơn bất kỳ danh sách tính năng nào.
Hỏi rõ ba câu về giới hạn
Ba câu này ít người hỏi và hay gây thất vọng về sau:
- Đồng bộ kênh bán tới mức nào, chỉ lịch hay cả thông tin khách và giá.
- Có nối được khoá thẻ từ không.
- Có nối máy đọc căn cước không.
Bên bán trả lời thẳng ba câu này thì đáng tin hơn bên trả lời chung chung là có hỗ trợ.
Về myPMS
myPMS có lưới xếp phòng theo ngày, giá theo từng ngày, đồng bộ lịch iCal với kênh bán, buồng phòng, sổ chi tiêu theo phiếu đặt, nghiệp vụ đêm, báo cáo lưu trú, trang nhận đặt phòng riêng, và ứng dụng cho chủ trên Google Play.
Nói thẳng phần chưa có: nối kênh bán mới ở mức đồng bộ lịch, chưa nối khoá thẻ từ, chưa nối máy đọc căn cước.
Đọc thêm: Bán trùng phòng, năm nguyên nhân và cách chặn từng cái.