Homestay và căn hộ dịch vụ khác khách sạn ở bốn điểm, và bốn điểm ấy quyết định thứ cần và thứ không cần.
Bốn khác biệt
Một, chủ tự vận hành. Không có lễ tân trực 24 giờ, không có ca đêm. Chủ vừa nhận đặt, vừa đón khách, vừa xử lý sự cố.
Nghĩa là công cụ phải dùng được trên điện thoại, mọi lúc, không đòi ngồi trước máy tính.
Hai, nhiều điểm rời nhau. Một chủ có ba căn ở ba nơi. Không phải một toà nhà mà là ba địa chỉ.
Ba, bán gần như toàn bộ qua kênh trực tuyến. Ít khách vãng lai đi ngang qua. Vì vậy việc đồng bộ tình trạng phòng với kênh bán quan trọng hơn nhiều so với khách sạn.
Bốn, dọn dẹp theo lượt, không theo ca. Không có đội buồng phòng thường trực. Thường thuê người dọn theo lượt khách trả phòng.
Thứ cần
Một bản duy nhất về tình trạng phòng, đồng bộ với mọi kênh bán. Đây là thứ quan trọng nhất. Bán trùng là rủi ro lớn nhất của mô hình này vì chủ không ngồi ở quầy để kiểm.
Giá theo ngày. Homestay có biên độ giá theo mùa còn rộng hơn khách sạn.
Xem và xử lý được trên điện thoại.
Danh sách lượt dọn. Ai dọn căn nào, ngày nào, đã xong chưa. Không cần một hệ thống buồng phòng đầy đủ, chỉ cần danh sách có trạng thái.
Sổ thu chi theo từng căn. Với nhiều căn ở nhiều nơi thì biết căn nào lãi căn nào lỗ là câu hỏi quan trọng nhất.
Thứ không cần
Nói rõ để không mua thứ thừa:
- Nghiệp vụ đêm đầy đủ. Không có ca đêm thì chốt sổ cuối ngày làm gọn hơn nhiều.
- Sổ chi tiêu phức tạp trong kỳ lưu trú. Homestay ít bán dịch vụ thêm.
- Quản lý nhà hàng và các điểm bán trong cơ sở.
- Phân quyền nhiều cấp. Thường chỉ một tới hai người dùng.
Mua gói có đủ những thứ này thì trả tiền cho phần không dùng, và giao diện phức tạp hơn mức cần.
Khi nào nên đổi cách quản
Ba dấu hiệu, và chỉ cần một:
Một, có từ ba căn trở lên. Một hai căn thì lịch trên điện thoại còn kham được.
Hai, bán trên từ hai kênh trở lên.
Ba, đã từng bán trùng, hoặc đã từng quên một lượt dọn.
Dấu hiệu thứ ba là dấu hiệu rõ nhất. Quên một lượt dọn thì khách tới nơi và căn chưa sẵn sàng, và với mô hình này thì chủ thường không có mặt để cứu vãn.
Ba việc nên làm dù chưa dùng phần mềm
Ba việc này không tốn tiền và giải quyết phần lớn vấn đề:
- Một nơi duy nhất ghi lịch của mọi căn. Dù là một tệp bảng tính, miễn là chỉ một nơi.
- Bảng giá viết ra cho cả năm, không nhớ trong đầu.
- Danh sách kiểm cho người dọn, in ra dán trong mỗi căn.
Việc thứ ba cải thiện chất lượng rõ rệt nhất, vì người dọn theo lượt thường không phải người cố định.
Về myPMS
myPMS cho khai nhiều cơ sở trên cùng một tài khoản, mỗi cơ sở có phòng, bảng giá và danh sách dọn riêng, xem chung được trên một màn. Giá khai theo từng ngày, đồng bộ lịch iCal với kênh bán, và có ứng dụng cho chủ trên Google Play.
Đọc thêm: Quản nhiều cơ sở lưu trú trên một hệ thống, năm yêu cầu.