Một cơ sở thì chủ đứng đó, nhìn là biết. Từ cơ sở thứ hai trở đi, chủ chỉ đứng được ở một nơi, và những nơi còn lại chạy bằng số liệu hoặc chạy bằng niềm tin.
Năm yêu cầu
Một, cùng một cách tính ở mọi cơ sở. Hạng phòng, cách phân loại, cách tính doanh thu phải thống nhất. Nếu mỗi nơi khai một kiểu thì con số không so được với nhau, và việc gộp lại tốn công hơn nhiều so với thống nhất từ đầu.
Hai, bảng giá quản tập trung nhưng cho phép khác nhau theo cơ sở. Cơ sở trung tâm giá khác cơ sở vùng ven, cơ sở ven biển có mùa khác cơ sở trong phố.
Ba, xem được cả hai chiều. Từng cơ sở riêng, và tổng tất cả, cùng lúc, không phải cộng tay.
Bốn, phân quyền theo cơ sở. Quản lý của một cơ sở chỉ thấy cơ sở mình. Chủ thấy hết.
Năm, buồng phòng và kho theo từng cơ sở. Đồ dùng phòng, lượt dọn, nhân sự đều gắn với một nơi cụ thể.
Ba chỉ số so sánh giữa các cơ sở
Đây mới là giá trị thật của việc quản nhiều nơi trên một hệ thống.
Doanh thu trên mỗi phòng có sẵn. Chỉ số này loại được ảnh hưởng của quy mô, nên so được giữa cơ sở 15 phòng và cơ sở 40 phòng.
Tỷ lệ đặt trực tiếp. Cơ sở nào phụ thuộc kênh trung gian nhiều hơn thì biên lợi nhuận mỏng hơn, dù doanh thu trông giống nhau.
Chi phí vận hành trên mỗi đêm phòng bán được. Gồm điện nước, giặt là, đồ dùng, nhân sự. Chênh lệch giữa các cơ sở thường lớn hơn nhiều so với dự đoán.
Khi ba chỉ số này so được, cơ sở yếu lộ ra thay vì bị che sau con số tổng. Nhiều chủ phát hiện một cơ sở đang lỗ suốt cả năm mà tổng vẫn lãi nên không ai để ý.
Ba sai lầm khi mở rộng
Một, mở cơ sở thứ hai khi cơ sở đầu còn phụ thuộc vào chủ. Nếu nơi đầu chỉ chạy tốt khi chủ có mặt, thì nơi thứ hai làm cả hai cùng yếu đi.
Câu hỏi cần trả lời trước: nếu chủ vắng ba tháng, cơ sở này còn chạy tốt không. Cách kiểm là giao cho quản lý một tháng và chỉ xem số liệu.
Hai, mang nguyên mô hình sang địa điểm khác. Vị trí khác thì khách khác, mùa khác, giá khác. Giữ chung tiêu chuẩn phục vụ, không giữ chung mọi thứ.
Ba, để mỗi cơ sở tự làm sổ. Sáu tháng sau sẽ có mấy cách ghi khác nhau.
Ba thứ phải viết ra trước khi mở thêm
Nếu ba thứ này nằm trong đầu chủ thì cơ sở thứ hai không sao chép được:
- Bảng giá của cả năm.
- Quy định giữ phòng và chính sách huỷ.
- Danh sách kiểm cho việc dọn phòng và cho việc nhận trả phòng.
Ba thứ này viết ra thường tốn ba buổi, và chúng là điều kiện để chủ đi được.
Thời điểm nên đưa lên một hệ thống chung
Ngay từ cơ sở thứ hai, không chờ tới cơ sở thứ ba.
Chuyển đổi khi có hai nơi tốn công gấp đôi một nơi. Chuyển khi có năm nơi thì mỗi nơi đã có thói quen riêng khó gỡ.
Trong myPMS, nhiều cơ sở khai trên cùng một tài khoản, mỗi cơ sở có phòng, hạng phòng, bảng giá, buồng phòng và kho riêng, và báo cáo xem được theo từng cơ sở lẫn theo tổng.
Đọc thêm: Năm báo cáo chủ cơ sở lưu trú nên xem.