Thị trường Việt Nam có nhóm dành cho cơ sở nhỏ với giá khởi điểm khá thấp, và nhóm dành cho khách sạn lớn với giá cao hơn nhiều. Khoảng cách rộng vì các bên tính theo những cách khác nhau.
Ba khoản chi phí
Một, phí thuê bao. Thường tính theo số phòng, theo tháng hoặc theo năm. Đây là khoản duy nhất thường được công bố.
Hai, phí triển khai một lần. Gồm khai phòng và hạng phòng, khai bảng giá cả năm, nhập các đơn đặt đang có hiệu lực, nối kênh bán, và đào tạo.
Khoản khai bảng giá cả năm là khoản tốn công nhất và hay bị đánh giá thấp.
Ba, chi phí thời gian của chính cơ sở. Không ai ghi hoá đơn cho khoản này. Với cơ sở lưu trú thì nó gồm cả việc chạy song song với sổ cũ trong hai tuần đầu.
Hai cách tính giá
Theo số phòng. Phổ biến nhất, và hợp lý với ngành này vì số phòng phản ánh quy mô thật.
Theo gói tính năng. Gói cơ bản chỉ có lưới phòng và đặt phòng, gói cao có buồng phòng, kênh bán, báo cáo.
Lời khuyên thực tế: nếu chọn gói cơ bản chỉ để rẻ thì cân nhắc lại, vì đồng bộ kênh bán là thứ giải quyết rủi ro bán trùng, và đó thường là lý do chính khiến cơ sở đổi cách quản.
Bốn khoản ẩn hay bị bỏ sót
Phí nối kênh bán. Một số bên tính riêng cho mỗi kênh nối vào.
Phí thiết bị. Máy in, đầu đọc, và với cơ sở lớn hơn là hệ thống khoá.
Phí cập nhật khi kênh bán đổi giao thức. Các trang đặt phòng thay đổi định kỳ. Hỏi rõ ai chịu phần này.
Phí lấy dữ liệu ra khi ngừng dùng. Hỏi trước. Dữ liệu khách và lịch sử lưu trú là tài sản của cơ sở.
Cách so sánh cho công bằng
Đừng so con số thuê bao tháng. Tính tổng chi phí hai năm gồm cả triển khai, rồi chia cho số tháng.
Hai năm là khoảng thời gian hợp lý cho ngành này, vì đổi hệ thống quản lý lưu trú giữa chừng có rủi ro mất dữ liệu đặt phòng tương lai, và không cơ sở nào muốn làm việc đó thường xuyên.
Đặt chi phí cạnh cái nó tiết kiệm
Đây là cách trả lời câu hỏi có đáng hay không, và với ngành lưu trú thì phép tính khá rõ.
Một lần bán trùng phòng tốn: tiền tìm chỗ thay thế cho khách, phần chênh lệch giá, chi phí đi lại, và một đánh giá xấu nằm trên mạng nhiều năm.
Khoản cuối cùng khó quy ra tiền nhưng thường lớn nhất, vì đánh giá xấu ảnh hưởng tới quyết định của nhiều khách sau đó.
Thêm một phép tính nữa: nếu hệ thống giúp nâng giá bán bình quân thêm 5% nhờ đặt giá theo ngày thay vì một bảng cố định, thì với cơ sở 30 phòng công suất 65%, phần tăng thêm trong một năm vượt xa chi phí phần mềm.
Phần mềm rẻ nhất có đáng chọn không
Vấn đề thường không nằm ở tính năng thiếu, mà ở khâu triển khai bị cắt gọn: không có người khai bảng giá cả năm, không có người nối kênh bán, không có ai đứng cùng trong hai ca đầu.
Với ngành lưu trú thì điều này nghiêm trọng, vì sai sót trong giai đoạn chuyển đổi có thể dẫn thẳng tới bán trùng phòng.
Về myPMS
myPMS tính theo số phòng. Phí triển khai một lần đã gồm khai phòng và bảng giá, nhập các đơn đang có hiệu lực, và có người đứng cùng trong hai ca đầu.
Bảng giá hiện chưa công bố trên trang. Quý công ty liên hệ để nhận báo giá.
Đọc thêm: Đổi cách quản lý khách sạn mà không vỡ một ngày nào.