Ngành lưu trú có đặc thù: khối lượng công việc không phân bố đều trong ngày, và không đều giữa các ngày trong tuần.
Xếp ca đều nhau là cách đơn giản nhất và cũng tốn tiền nhất.
Xếp ca theo lượt nhận trả phòng
Số việc trong một ngày phụ thuộc vào hai con số, và cả hai đều biết trước từ hôm trước:
- Số lượt trả phòng. Quyết định khối lượng dọn phòng.
- Số lượt nhận phòng. Quyết định khối lượng ở quầy.
Hai con số này lấy từ chính danh sách đặt phòng, nên lịch ca của ngày mai lập được từ chiều hôm nay.
Với lễ tân: giờ cao điểm là khung trả phòng buổi sáng và khung nhận phòng buổi chiều. Giữa hai khung ấy thường vắng.
Với buồng phòng: khối lượng phụ thuộc cơ cấu ba loại phòng cần dọn, không phụ thuộc tổng số phòng. Chi tiết ở bài Quản lý buồng phòng, giao việc và đo thời gian dọn.
Chi phí nhân sự hợp lý
Với cơ sở lưu trú nhỏ và vừa, chi phí nhân sự thường chiếm 20 tới 30% doanh thu, tuỳ mức dịch vụ.
Cộng với tiền thuê mặt bằng, nếu hai khoản này vượt 50% doanh thu thì phần còn lại khó đủ cho điện nước, đồ dùng, bảo trì và lãi.
Ba mô hình nhân sự
Đội cố định. Hợp với cơ sở từ 30 phòng trở lên, chạy đều quanh năm. Chất lượng ổn định nhất.
Đội lõi cộng người thời vụ. Hợp với cơ sở có mùa rõ rệt. Giữ một đội nhỏ quanh năm, thuê thêm trong mùa cao điểm.
Thuê theo lượt. Hợp với homestay và cơ sở dưới 10 phòng. Rẻ nhất nhưng chất lượng khó đều, và cần danh sách kiểm chi tiết vì người không cố định.
Mô hình thứ hai là mô hình phổ biến nhất và cũng khó nhất, vì việc tuyển thời vụ phải bắt đầu ít nhất sáu tuần trước mùa, không phải khi mùa đã tới.
Bốn cách giữ người
Ngành lưu trú thay người nhanh, và mỗi lần thay là một lần đào tạo lại.
Một, báo lịch ca trước ít nhất một tuần. Đây là lý do nghỉ việc bị đánh giá thấp nhất. Người lao động không sắp xếp được cuộc sống thì tìm chỗ khác, kể cả khi lương ở đây cao hơn.
Hai, có danh sách kiểm và quy trình viết ra. Người mới học bằng cách nhìn người cũ thì thói quen sai được truyền xuống, và người mới cũng thấy mình không được đầu tư.
Ba, trả lương đúng ngày. Chậm một lần là mất niềm tin nhiều tháng.
Bốn, giữ người trong mùa thấp điểm. Nhiều cơ sở cắt hết người khi hết mùa rồi tuyển lại từ đầu vào mùa sau. Chi phí đào tạo lại và chất lượng đầu mùa kém thường lớn hơn phần lương tiết kiệm được.
Ba việc cần viết ra
Ba thứ này là điều kiện để chủ đi được, và chúng thường tốn ba buổi:
- Bảng giá của cả năm.
- Quy định giữ phòng và chính sách huỷ.
- Danh sách kiểm cho việc dọn phòng và cho việc nhận trả phòng.
Nếu ba thứ này nằm trong đầu chủ thì mọi quyết định đều phải đi qua chủ, và chủ không dám đi đâu trong mùa cao điểm.
Xếp ca và quy định về lao động
Ba điều cần nhớ với cơ sở chạy nhiều ca:
- Ngày nghỉ hằng tuần không bắt buộc là chủ nhật, nhưng phải ghi vào nội quy lao động. Với công việc theo chu kỳ không nghỉ hằng tuần được thì phải bảo đảm bình quân ít nhất 4 ngày nghỉ mỗi tháng.
- Giờ làm việc ban đêm tính từ 22 giờ tới 6 giờ sáng, được trả thêm ít nhất 30%.
- Giờ làm thêm có trần theo ngày, theo tháng và theo năm.
Cơ sở có ca đêm rất dễ chạm hai điều cuối trong mùa cao điểm mà không để ý, vì phần cộng dồn theo tháng hiếm khi được tính.
Trong myPMS, danh sách nhận trả phòng của ngày mai có sẵn từ nghiệp vụ đêm, đủ để lập lịch ca mà không phải đoán.