Nghiệp vụ đêm là việc chốt sổ cuối ngày của cơ sở lưu trú. Nó chuyển ngày, khoá số liệu, và làm cho mọi báo cáo sau đó trở thành số liệu tin được.
Đây là thứ phân biệt một hệ thống quản lý lưu trú với một cuốn sổ đặt phòng.
Sáu việc
Một, đối chiếu doanh thu phòng với danh sách khách đang lưu trú. Số phòng đang có khách phải khớp với số dòng doanh thu phòng của ngày đó. Lệch nghĩa là có phòng chưa được ghi doanh thu, hoặc có khách đã trả phòng mà chưa được đánh dấu.
Hai, kiểm các khoản chi tiêu chưa vào sổ của khách. Đồ tủ lạnh, giặt là, ăn sáng thêm, đưa đón. Ghi bổ sung trước khi chốt, vì sau khi chốt thì phải làm điều chỉnh.
Ba, kiểm các đơn đặt cho hôm nay mà khách không tới. Xử lý theo chính sách huỷ: giữ tiền cọc, tính phí, hay bỏ qua. Và nhả phòng ra để bán lại.
Việc thứ ba là việc hay bị bỏ nhất và tốn tiền nhất, vì phòng bị treo cả đêm.
Bốn, đối chiếu tiền mặt và tiền chuyển khoản với doanh thu ghi nhận.
Năm, xác nhận danh sách nhận phòng và trả phòng ngày mai. Kèm giờ nhận phòng dự kiến để buồng phòng biết ưu tiên.
Sáu, chuyển ngày và chốt sổ.
Việc thứ năm là việc giúp ca sáng hôm sau chạy trơn, và cũng là việc hay bị bỏ khi ca đêm bận.
Vì sao cần mốc chốt
Không có mốc chốt thì số liệu của một ngày có thể bị sửa bất cứ lúc nào, và mọi báo cáo đều mất giá trị.
Ba hệ quả cụ thể:
- Không so được giữa các tháng, vì số liệu tháng trước có thể đã thay đổi.
- Không phát hiện được sai sót, vì không biết con số đúng ở thời điểm nào.
- Không quy được trách nhiệm, vì không biết ai sửa lúc nào.
Sau khi chốt, mọi điều chỉnh phải thực hiện dưới dạng bút toán điều chỉnh có ghi lý do, không phải sửa trực tiếp.
Với cơ sở không có ca đêm
Homestay và cơ sở nhỏ thường không có ca đêm. Việc này vẫn cần làm, chỉ là làm gọn hơn và làm vào thời điểm khác.
Cách làm thực tế: chốt vào cuối ca chiều, sau khi lượt nhận phòng cuối đã xong. Rút gọn còn ba việc:
- Đối chiếu doanh thu phòng với danh sách khách đang ở.
- Kiểm đơn đặt hôm nay mà khách không tới, nhả phòng.
- Xem danh sách nhận trả phòng ngày mai.
Mười phút mỗi ngày, và nó tiết kiệm nhiều giờ vào cuối tháng.
Ba sai lầm
Một, chốt sổ khi vẫn còn khách chưa nhận phòng. Số liệu chốt ra sai, và phải điều chỉnh hôm sau. Chốt sau khi lượt cuối đã xong.
Hai, bỏ qua đơn khách không tới. Phòng bị treo, và tiền cọc không được xử lý theo chính sách.
Ba, không ghi lý do khi điều chỉnh. Ba tháng sau nhìn lại không ai hiểu vì sao có khoản đó.
Việc nên làm thêm vào ca đêm
Nếu có ca đêm, ba việc này tận dụng được khoảng thời gian vắng:
- Chuẩn bị hồ sơ cho lượt nhận phòng ngày mai, nhất là với đoàn.
- Kiểm khu vực chung, đèn, khoá, thiết bị an toàn.
- Xuất báo cáo lưu trú của ngày, thay vì để dồn tới cuối tháng.
Việc thứ ba biến một buổi làm việc cuối tháng thành vài phút mỗi ngày.
Trong myPMS, nghiệp vụ đêm chạy một lần mỗi ngày, chốt doanh thu và chuyển ngày, và sau khi chốt thì số liệu ngày đó khoá lại nên mọi báo cáo tính từ đó là tin được.
Đọc thêm: Báo cáo lưu trú, thông tin cần lưu và cách xuất cho nhanh.