Cơ sở kinh doanh lưu trú có nghĩa vụ ghi nhận và khai báo thông tin khách lưu trú theo quy định.
Đây là việc không tạo ra doanh thu, nên mục tiêu là làm cho đúng và làm cho nhanh.
Thông tin cần ghi nhận
Với khách trong nước, thông tin cơ bản gồm họ tên, ngày sinh, giới tính, số giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ thường trú, cùng thời gian nhận phòng và trả phòng.
Với khách nước ngoài thì thêm quốc tịch, số hộ chiếu, thông tin thị thực và thời hạn tạm trú.
Cơ sở nên rà lại yêu cầu cụ thể với cơ quan quản lý tại địa phương, vì cách thức khai báo và biểu mẫu có thể khác nhau theo từng nơi và thay đổi theo thời gian.
Nguyên tắc: nhập một lần, dùng nhiều lần
Đây là điểm quyết định việc báo cáo mất vài phút hay mất cả buổi.
Cách sai và rất phổ biến: khách tới, lễ tân chép thông tin vào sổ, chép tiếp vào bảng theo dõi, và cuối tháng chép lần thứ ba sang biểu mẫu báo cáo.
Ba lần chép cho cùng một thông tin, và mỗi lần chép là một lần có thể sai.
Cách đúng: nhập một lần lúc nhận phòng, và báo cáo lấy từ chính dữ liệu đó.
Ba lỗi hay gặp khi làm tay
Một, sai chính tả tên và số giấy tờ. Chép tay từ giấy tờ sang sổ rồi sang biểu mẫu thì tỷ lệ sai không nhỏ, nhất là với tên khách nước ngoài.
Hai, sót khách đi cùng. Chỉ ghi người đứng tên đặt phòng, quên những người ở cùng phòng.
Ba, sai thời gian lưu trú. Khách ở thêm một đêm hoặc trả phòng sớm mà không cập nhật lại.
Cả ba lỗi này biến mất khi thông tin được ghi một lần tại thời điểm nhận phòng và cập nhật ngay khi có thay đổi.
Ba việc làm cho nhanh hơn
Một, chuẩn bị trước với đoàn. Đoàn đông thì xin danh sách trước ngày tới, nhập sẵn, và lúc nhận phòng chỉ đối chiếu.
Hai, xuất báo cáo theo ngày thay vì dồn cuối tháng. Nếu có ca đêm thì đưa việc này vào nghiệp vụ đêm. Vài phút mỗi ngày thay cho một buổi mỗi tháng.
Ba, kiểm chéo trước khi gửi. Đối chiếu số lượt khách trong báo cáo với số đêm phòng bán được trong kỳ. Lệch nhiều nghĩa là có sót.
Bảo mật thông tin khách
Thông tin giấy tờ tuỳ thân là dữ liệu cá nhân, và cơ sở có trách nhiệm bảo vệ.
Ba việc tối thiểu:
- Không chụp và lưu ảnh giấy tờ trên điện thoại cá nhân của nhân viên.
- Phân quyền, không phải ai cũng xem được toàn bộ thông tin khách.
- Không gửi danh sách khách qua các kênh trò chuyện thông thường.
Việc thứ nhất rất phổ biến ở cơ sở nhỏ và cũng rủi ro nhất, vì điện thoại nhân viên có thể mất hoặc nhân viên nghỉ việc mang theo.
Lưu bao lâu
Cơ sở nên giữ hồ sơ lưu trú theo thời hạn mà quy định hiện hành yêu cầu, và rà lại với cơ quan quản lý tại địa phương.
Ngoài nghĩa vụ, dữ liệu này còn có giá trị vận hành: biết khách nào đã từng tới, tới mấy lần, vào mùa nào. Đây là nền cho việc chăm khách quay lại.
Trong myPMS, thông tin khách nhập một lần lúc nhận phòng, và báo cáo lưu trú xuất ra từ chính dữ liệu đó thay vì chép lại từ sổ.