Đổi cách quản lý khách sạn mà không vỡ một ngày nào

Cơ sở lưu trú không có ngày nào để nghỉ thử. Và khác với nhiều ngành, sai sót ở đây không chỉ làm chậm mà có thể dẫn thẳng tới bán trùng phòng.

Lộ trình dưới đây thiết kế để không có ngày nào bị ảnh hưởng.

Chọn thời điểm trước tiên

Chuyển vào tuần vắng nhất trong tháng, và tuyệt đối không chuyển vào mùa cao điểm.

Nghe hiển nhiên nhưng đây là lỗi phổ biến nhất: cơ sở quyết định đổi vì thấy khổ trong mùa cao điểm, rồi chuyển ngay khi đang bận.

Thời điểm tốt nhất là ngay sau khi mùa cao điểm kết thúc, khi số liệu còn mới và cơ sở đã vắng.

Tuần 1: chuẩn bị, cơ sở vẫn chạy như thường

Ngày 1 và 2, khai cơ sở vật chất. Phòng, hạng phòng, tiện nghi từng hạng, dịch vụ bán thêm.

Ngày 3 và 4, khai bảng giá cả năm. Chia mùa, chia theo ngày trong tuần, tách các ngày lễ. Đây là việc tốn công nhất và cũng quan trọng nhất.

Ngày 5, nhập các đơn đặt phòng đang có hiệu lực. Toàn bộ đơn cho những ngày sắp tới, từ mọi kênh.

Bước ngày 5 không được sót một đơn nào. Sót một đơn nghĩa là phòng đó vẫn hiện trống và sẽ bị bán lần nữa. Nên có hai người cùng đối chiếu.

Tuần 2: chạy thật

Ngày chuyển: bắt đầu từ đầu ca sáng. Sổ cũ vẫn ghi song song, không bỏ.

Người của bên triển khai đứng cùng tại quầy trong ca đầu.

Ba ngày tiếp theo: cả hai bên cùng ghi. Cuối mỗi ngày đối chiếu số phòng đã bán và số phòng trống.

Cuối tuần: hai bên khớp thì bỏ sổ cũ.

Thứ tự bật từng khâu

Đừng bật hết trong ngày đầu.

Đồng bộ kênh bán để sau cùng, không làm đầu tiên. Đây là lỗi phổ biến: nối kênh bán trước khi lưới phòng chạy ổn, và khi có sự cố thì không biết lỗi ở đâu, ở hệ thống hay ở kênh.

Trong lúc chưa nối, vẫn cập nhật kênh bán bằng tay như trước.

Ba việc phải làm trước ngày chuyển

1. In bảng hướng dẫn thao tác cơ bản dán ở quầy. Năm việc hay dùng nhất, mỗi việc ba dòng.
2. Báo trước cho cả đội ba ngày, đừng thông báo vào sáng hôm chuyển.
3. Chuẩn bị mạng dự phòng bằng điện thoại.

Dữ liệu cũ chuyển tới đâu

Chuyển: danh sách phòng và hạng phòng, tiện nghi, bảng giá theo mùa, các đơn đặt đang có hiệu lực, và danh sách khách thường xuyên nếu có.

Không chuyển: lịch sử lưu trú của các tháng đã qua. Giữ nguyên ở nơi cũ và giữ quyền truy cập để tra khi cần.

Nếu cần số liệu để so sánh thì xuất báo cáo tổng của 12 tháng gần nhất ra tệp và lưu lại. Đây là việc nên làm trước khi ngừng dùng hệ thống cũ, vì sau đó có thể không lấy được nữa.

Mất bao lâu để coi là xong

Hệ thống chạy được từ tuần thứ hai. Nhưng để coi là xong hẳn thì khoảng hai tháng:

Trong myPMS, phần khai phòng và bảng giá, nhập các đơn đang có hiệu lực, và có người đứng cùng hai ca đầu nằm trong phí triển khai một lần.