Khăn, dép, đồ vệ sinh, nước uống, móc áo. Mỗi thứ nhỏ, mua theo thùng, dùng dần. Không ai đo vì từng khoản quá nhỏ.
Cộng cả năm thì không nhỏ, và quan trọng hơn: khi không đo thì cũng không biết hao vì khách mang đi, vì hỏng, hay vì thất thoát.
Ba nhóm, ba cách quản
Nhóm tiêu hao. Đồ vệ sinh, giấy, nước uống, trà cà phê. Mất theo lượt khách, không thu hồi. Quản theo định mức trên mỗi lượt khách.
Nhóm luân chuyển. Khăn, chăn ga gối. Dùng rồi giặt rồi dùng lại. Quản theo số bộ có sẵn và theo vòng quay giặt.
Nhóm tài sản. Dép, móc áo, ấm đun, điều khiển, máy sấy. Không phải đồ dùng một lần nhưng hay mất. Quản theo kiểm định kỳ.
Ba nhóm này cần ba cách khác nhau, và gộp chung là lý do phần lớn cơ sở không đo được gì.
Định mức nhóm tiêu hao
Đặt định mức cho mỗi lượt khách, rồi so với lượng thực dùng.
Cách tính: lấy lượng nhập trong tháng chia cho số lượt khách trong tháng, ra mức thực tế trên mỗi lượt. So với định mức đã đặt.
Chênh lệch trên 15% thì cần tìm nguyên nhân. Ba nguyên nhân thường gặp: định mức đặt sai từ đầu, đồ bị lấy ra khỏi kho không qua sổ, hoặc buồng phòng bổ sung nhiều hơn mức cần.
Nhóm luân chuyển: cần ít nhất ba bộ
Một bộ đang dùng, một bộ đang giặt, một bộ dự phòng.
Nhiều cơ sở mua hai bộ và tháng đầu đã thiếu, dẫn tới việc dùng lại đồ chưa khô hoặc phải giặt gấp với chi phí cao hơn.
Với nhóm này, con số cần theo dõi là tỷ lệ hao mòn theo năm: bao nhiêu phần trăm phải thay do bạc màu, rách, ố. Con số này cao bất thường thường do nhiệt độ giặt sai hoặc do dùng chất tẩy quá mạnh.
Nhóm tài sản: kiểm định kỳ
Kiểm mỗi tháng, theo danh sách cho từng phòng.
Ba món hay mất nhất: điều khiển, máy sấy tóc, và ấm đun nước.
Cách giảm: ghi rõ trong nội quy phòng, và kiểm ngay sau khi khách trả phòng chứ không đợi tới cuối tháng. Kiểm ngay thì còn liên hệ được với khách, kiểm sau một tháng thì không.
Nhập hàng bao nhiêu một lần
Nhóm tiêu hao: đặt đủ cho số ngày bằng thời gian giao hàng cộng đệm an toàn. Đừng ôm hàng nhiều tháng, vốn nằm chết và một số mặt hàng có hạn dùng.
Trước mùa cao điểm thì khác: đặt đủ cho cả mùa, vì trong mùa thì bận và nhà cung cấp cũng bận. Đây là việc số 3 trong danh sách chuẩn bị mùa cao điểm.
Ba việc nên làm ngay
Một, lập danh sách đồ dùng chuẩn cho mỗi hạng phòng. In ra dán trong tủ đồ của xe dọn. Đây là thứ giúp người dọn không cố định vẫn làm đúng.
Hai, ghi lượng xuất kho mỗi ngày, dù chỉ ghi trên một tờ giấy. Không có số xuất thì không tính được định mức.
Ba, tách riêng phần bỏ đi do hỏng. Đừng gộp vào hao hụt chung. Ghi riêng thì sau một tháng là thấy món nào hỏng nhiều, và đó thường là dấu hiệu của chất lượng hàng nhập kém.
Đo bằng gì
Chi phí đồ dùng trên mỗi đêm phòng bán được. Con số này so được giữa các tháng và giữa các cơ sở.
Chênh lệch giữa định mức và thực dùng, theo từng mặt hàng.
Con số đầu tiên là con số nên đưa vào báo cáo tháng, cạnh doanh thu. Nó tăng dần mà giá nhập không tăng thì có thứ đang chảy đi.
Trong myPMS có kho hàng và phiếu nhập xuất theo từng cơ sở, đủ để tính hai con số trên mà không phải cộng tay.